​​Туристическа проява може да организира всеки клуб и член на СТПД “Академик”. Дружеството я зачита за официална, ако тя бъде подготвена, проведена и отчетена съобразно изискванията на Правилника за разрешаване и провеждане на туристическите прояви в ТД “Академик”.
Подготовката на проявата е неделимо свързана с подготовката на документите за нея. Тези документи са следните:
  1. Маршрутен лист(1 брой) - описание на маршрута и графика на движение.
  2. Списък-декларация(1 брой) - поименен списък и декларация от участниците, че им е проведен инструктаж за проявата от нейния ръководител. По възможност се поставя от другата страна на маршрутния лист.
  3. Медицинска бележка за предсъстезателен преглед образец 228 на МНЗ (1 брой) - удостоверение от медицинско лице, че участникът в проявата е клинично здрав.
  4. Групов билет (ако се ползват БДЖ) За закупуване на групов билет със съответното студентско намаление е необходимо предварително да се осигурят:
    • Писмо (2 екземпляра) - от името на Ректора на РУ “Ангел Кънчев” до Началника на ЖП гара - Русе с искане да бъде издаден билет за пътуване с намаление. Писмото се заверява в университетската канцелария, където се оставя единият екземпляр.
    • Поименен списък (3 екземпляра) - съпровожда писмото и съдържа факултетните номера и ЕГН-тата на студентите, участващи в проявата. Студентите трябва да бъдат не по-възрастни от 26 години и не по-малко от десет души, като ръководителят остава извън този брой. Той може да бъде по-възрастен и да не е студент, но също се ползва от намалението. На всеки десет студента се полага по един ръководител. Списъкът се заверява в университетската канцелария, където се оставя един екземпляр. Вторият екземпляр е за ЖП бюрото, а третият съпровожда групата, заедно с билета.
  5. Планинска здравна застраховка (по 3 екземпляра за всеки) - за периода на проявата се сключва индивидуална или групова полица за всеки участник.
  6. Групова застраховка “Злополука” (2 екземпляра)- сключва се със съответния застраховател за периода на проявата - за тази застраховка са необходими трите имена и ЕГН на всеки участник.
  7. Командировъчно на ръководството на проявата (за всеки)- ако е предвидено Дружеството да поеме изцяло или отчасти разходите на ръководството на проявата.
Подготовката на документите се извършва от ръководството на проявата. За самата проява е необходимо разрешение. То се получава с подписването и подпечатването на представените предварително попълнени маршрутен лист и списък-декларация.
Разрешение за проявата се дава от:
  • Председателя на съответния клуб - за походи от първа и втора категория на трудност, както и за походи от трета категория при летни условия.
  • Председателя на СТПД “Академик” - за походи от трета до пета категория на трудност.
При провеждането на проявата маршрутният лист се подпечатва при всеки достигнат туристически обект (хижа, заслон, туристическа база, евентуално гара или поща).
След отчитането на проявата маршрутният лист се поставя в архива на съответния клуб при останалите маршрутни листи.
Компресираните файлове, от посочените връзки представляват бланки, които могат да бъдат попълнени под Word и разпечатани.